Gestion de projet et conduite du changement : quand deux univers se rencontrent… ou pas ! Partie 1.

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« Que font exactement les conseillers en gestion du changement pendant que nous, en mode projet, on développe les solutions ? »

Récemment entendu de la bouche d’un chef de projet :

« Que font exactement les conseillers en gestion du changement pendant que nous, en mode projet, on développe les solutions ? »

Et c’est généralement suivi de :

« Je sais que c’est important la gestion du changement, mais au-delà des gabarits et des grilles que vous complétez, vous faites quoi exactement ? »

Nous savons tous que nos Chefs de projets sont préoccupés, avant tout, par la livraison des solutions d’affaires : les systèmes, procédures, formulaires et rapports.

Ils gèrent les budgets, les efforts, les livrables et sont, on le sait, passablement moins préoccupés par le fait de faire atterrir les solutions dans les opérations dans le cadre du déploiement de la solution. Ils sont généralement encore moins préoccupés par comment on amènera nos gestionnaires et employés à adopter et à utiliser les solutions développées. Pour ce qui est d’assurer la pérennité de la solution, on repassera : c’est plutôt l’affaire des opérations !!

Peut-on leur en vouloir ? Mais pas du tout ! À chacun son métier, comme on dit. Il suffit pour le conseiller en conduite du changement d’adapter son langage à la réalité du chef de projet et, si cela s’avère productif et nécessaire, de faire un peu « d’éducation », ne leur en déplaise.

Suit un court tableau qui pourra vous aider à bien positionner la conduite du changement à chacune des étapes du développement des solutions d’affaires.

 

Pendant que le Chef de projet… le Conseiller en conduite du changement…
… identifie les parties prenantes qui pourront contribuer à la définition des besoins et exigences du client et au design de la solution … identifie les parties prenantes qui seront directement ou indirectement touchées par le changement ; identifie les influenceurs qui peuvent agir comme levier dans l’acceptation de la solution et l’établissement de sa pérennité.
… dresse les besoins et exigences du client pour lui livrer une solution qui fonctionne … dresse les besoins et exigences des individus qui auront à travailler avec la solution : façons de faire habituelles, préoccupations, ouverture au changement, conditions organisationnelles gagnantes, capacité à absorber le changement, préférences dans l’apprentissage, poches de résistance potentielles, etc.
… conçoit la solution, en gardant en tête les contraintes de fonctionnement du client … conçoit une stratégie en conduite du changement pour adresser les questions de communication, de formation, d’adhésion et de soutien aux gestionnaires ; identifie les actions à prendre pour minimiser les impacts sur les individus, les préoccupations soulevées ; monte le plan de mise en œuvre.
… réalise les travaux pour livrer la solution … développe tout le matériel de soutien à la conduite du changement : formations, aides à la tâche, Foires aux questions, vidéos, communiqués, activités de mesure des préoccupations, tableaux de bord en gestion du changement, mesure des conditions de succès, etc.
… livre la solution, la déploie … réalise les activités de conduite du changement pour soutenir les gestionnaires et employés et favoriser l’adoption et l’intégration de la solution aux opérations
… réalise un bilan sur le fonctionnement technique de la solution … assure le suivi du changement : tableaux de bord, mesure des préoccupations, actions additionnelles pour favoriser une meilleure intégration du changement.

 

Rien de mieux pour assurer le succès d’un projet que lorsque la gestion de projet et la conduite du changement comprennent le rôle essentiel que l’autre joue et travaillent main dans la main au succès du projet. Il ne suffit pas de livrer la solution, mais aussi à en assurer le déploiement en douceur et sa pérennité dans l’organisation.

Après tout, on peut développer la meilleure solution qui soit, mais si personne ne veut l’utiliser, le projet sera un échec retentissant.