Gestion de projet et conduite du changement : quand deux univers se rencontrent… ou pas ! Partie 2

Vue plus large de la gestion de projet grâce aux conseillers en gestion du changement

« Que viennent faire les conseillers en conduite du changement dans nos ateliers d’analyse d’affaires ? »

« Que viennent faire les conseillers en conduite du changement dans nos ateliers d’analyse d’affaires ? Ne pourraient-ils arriver qu’en fin de phase Conception, quand les solutions sont finalement arrêtées ? »

La réponse à cette question est évidemment NON !

« Et pourquoi donc ? » me direz-vous.  

  1. Parce qu’en participant aux ateliers de travail en continu, vous serez en mesure de recueillir les impacts au fur et à mesure des rencontres au lieu de les recevoir en catastrophe, à la fin des ateliers, pour souvent réaliser que les informations sont insuffisantes.
  1. Parce que les analystes d’affaires ne sont généralement pas très préoccupés par la gestion du changement : ils ne demanderont pas qui est responsable et quels sont les moyens habituels de formation, de communications et comment ça se passe généralement dans l’unité de travail.
  1. Ils ne demanderont pas non plus comment les gestionnaires et employés risquent de réagir au changement, comment ils ont réagi au dernier changement et pourquoi ? Ils ne noteront pas les réticences des contributeurs et se préoccuperont peu des conditions de succès pour déployer le projet. Le conseiller en conduite du changement prendra en considération ce genre de détails.
  1. Parce que vous devez bien comprendre les systèmes et procédures de travail actuels pour bien saisir les impacts que les solutions nouvelles auront sur le travail quotidien des gestionnaires et employés. Les documents de besoins et exigences développés par les analystes d’affaires ne font pas nécessairement état de comment les choses se passent présentement. La seule lecture de ces documents sera insuffisante. Lors des ateliers de travail, de nombreuses pratiques non documentées feront aussi surface et votre participation vous permettra de recueillir des renseignements précieux. Il en va de même pour les discussions qui ne sont pas toutes rapportées dans les comptes-rendus des analystes qui, on le sait, n’ont pas tous la même rigueur. Rien ne remplace le fait d’entendre des informations directement du contributeur de la ligne d’affaires.
  1. Parce que votre participation aux ateliers de travail pourrait contribuer à améliorer la solution. L’architecte d’affaires pensera-t-il vraiment à placer à gauche de l’écran un champ de saisie de données s’il lui semble plus pratique de le mettre à droite ? Pour l’utilisateur qui voit généralement ce champ de saisie à gauche, le laisser dans sa position initiale constituera un changement de moins auquel il doit s’habituer.
  1. Parce que vous serez en mesure de « dégonfler » certaines perceptions ou préoccupations exprimées par les contributeurs pendant les ateliers. C’est déjà ça de gagné ! Ces contributeurs seront les premiers ambassadeurs du changement dans leur unité de travail. Il importe qu’ils repartent des ateliers de travail avec une perception positive du changement à venir.

Finalement, un dernier conseil. Assurez-vous que votre analyste d’affaires vous réserve une plage à la fin de chaque atelier de travail pour bien saisir les impacts identifiés pendant la session de travail. N’hésitez pas non plus à avancer des hypothèses de préoccupations qui pourraient être soulevées par les gestionnaires et employés qui recevront les solutions : validez vos perceptions auprès des contributeurs de la ligne d’affaires.

Ces quelques minutes précieuses, en fin d’atelier, vous permettront de faire progresser, en continu, vos livrables en conduite du changement… un petit pas à la fois !

 

Vous trouverez, ici, la partie 1 de ce billet de blogue.