Le tableau de bord en gestion du changement et ses avantages pour la gestion des changements organisationnels

Avez-vous déjà préparé une recette sans y goûter? Très probablement, tout comme moi. Mais, dans un tel cas, ne pensez-vous pas que le risque qu’elle ne soit pas bien assaisonnée soit plus élevé? Alors que j’étais adolescente, j’ai fait un soufflé aux fraises. Au lieu d’utiliser du sucre glace, j’ai mis du bicarbonate de soude… Le résultat n’a pas été à la hauteur des attentes. Depuis ce temps, je vérifie et j’ajuste mes recettes au fur et à mesure, à la maison comme au travail.

Ce principe est d’autant plus important dans le cadre de projets de transformation. Par exemple, la composante technologique d’un projet a typiquement sa phase de tests. Mais qu’en est-il du volet gestion du changement d’un projet? La direction ne doit-elle pas s’assurer de la préparation adéquate des dimensions humaine et organisationnelle et se donner la possibilité d’adapter le plan de gestion du changement en cours de route?

Un tableau de bord en gestion du changement est un outil de gestion indispensable dans tout projet de transformation. J’utilise actuellement un tableau de bord dans le cadre d’un projet de gestion du changement qui vise le déploiement d’un progiciel de gestion intégré (PGI ou ERP).

Le tableau de bord sert à faire le suivi de huit volets de la gestion du changement qui sont considérés comme essentiels pour assurer l’adhésion et la préparation organisationnelles. L’outil calcule l’indice de gestion du changement de chaque volet sur une échelle allant de -100 à +100. Un score inférieur à 0 indique qu’il y a urgence à régler certains enjeux liés à la gestion du changement, tandis qu’un score supérieur à 0 démontre le développement d’un momentum adéquat pour favoriser l’appropriation du changement. Plus le score est élevé, meilleurs sont les chances de succès, puisqu’on peut anticiper moins de problèmes ou de préoccupations liés à la gestion du changement.

Le tableau de bord est également doté de l’outil de mesure des préoccupations de Céline Bareil, tel que décrit par Claudie Vigneault dans un article de blogue précédent. Ainsi, au moment de l’évaluation des préoccupations des employés et des cadres, ces dernières peuvent être reportées dans l’outil de mesure afin que la direction de l’entreprise puisse voir si les interventions en gestion du changement ont l’effet souhaité, soit d’aider les gens à s’adapter au changement.

Étant donné le nombre de personnes touchées par les changements découlant du projet PGI et par souci d’efficacité, nous avons eu recours à un questionnaire Web, tout en nous assurant de préserver l’anonymat des répondants. Chaque question est rattachée à l’un des huit volets de la gestion du changement intégrés dans le tableau de bord. Les résultats sont compilés et un indice est fourni pour chacune des questions, permettant la production d’un résultat global pour chacune des 8 dimensions du tableau de bord. Les mesures sont réalisées environ tous les six mois sur une période de deux ans.

D’après l’équipe de direction de mon client, l’apport le plus important du tableau de bord est sa capacité d’indiquer ce qui va bien (c.-à-d. la recette n’a pas à être changée) versus ce qui ne va pas très bien (c.-à-d. la recette doit être modifiée) selon la perspective de ceux qui vivent ce changement. À la suite de ces mesures, certains aspects de la solution ou du plan d’ensemble sont modifiés en fonction des résultats fournis par le tableau de bord.

Par ailleurs, les résultats font la lumière sur l’information qui n’est pas transmise adéquatement, ainsi que sur les besoins spécifiques des employés et des cadres pour les aider à s’adapter au changement.

On juge un arbre à ses fruits. Doté d’un tableau de bord, notre solide programme de gestion du changement a certainement contribué au succès des nombreux projets de nos clients.