2020.03.19

10 conseils pour un télétravail efficace

Infolettre

Par Ludovic Boutin

En cette période de pandémie, les organisations ont instauré le télétravail pour leurs employés, lorsque c’était possible. Ce changement va nécessiter une adaptation pour nombre d’entre nous. Notre collègue Ludovic Boutin nous livre quelques conseils-clés pour rendre le télétravail plus efficace.

1. Conserver sa routine : pour faciliter la transition vers le travail à la maison, conservez les mêmes routines que d’habitude. Levez-vous à la même heure et préparez-vous comme si vous alliez au bureau.

2. S’astreindre à une autodiscipline : rester en pyjama toute la journée ne crée pas un état d’esprit propice au travail. Habillez-vous, coiffez-vous et maquillez-vous, le cas échéant, comme pour une journée normale au bureau.

3. Créer un lieu dédié : on ne devient pas télétravailleur du jour au lendemain sans un minimum de préparation! En plus d’avoir les outils nécessaires (ordinateur, connexion Internet, etc.), créez un environnement propice, si possible dans une pièce réservée à cet effet, ou à tout le moins dans une zone séparée des espaces de repas et de détente. Favorisez la lumière naturelle et équipez-vous d’une bonne chaise.

4. Fixer des règles claires : puisque les écoles et garderies sont fermées, la plupart des enfants sont à la maison avec leurs parents, même si ces derniers doivent continuer à travailler. Lorsque c’est possible, fixez vos horaires de travail et communiquez-les à votre entourage, afin que vous puissiez maintenir la concentration nécessaire à votre travail. En contrepartie, réservez du temps pour passer des moments de qualité avec votre famille.

5. Garder le contact : assurez-vous de garder le contact avec chacun des membres de votre équipe, appelez-les régulièrement et mettez en place des routines, un «café virtuel» par exemple, pour une courte discussion à bâtons rompus au téléphone ou par vidéoconférence. On peut appliquer la même formule aux réunions d’équipe, en invitant les membres de celle-ci à se joindre à la vidéoconférence 15 minutes avant, afin de créer un espace d’échanges informels. Cela favorise la proximité psychologique et le sentiment d’appartenance, tout en réduisant le stress au sein des équipes.

6. Préserver la motivation : nul ne peut prévoir la durée de cette crise, mais pour la traverser le mieux possible, il faut s’assurer de maintenir le niveau de motivation au sein des équipes. Pour cela, donnez régulièrement de la rétroaction positive et saluez les efforts fournis. Partagez les informations de façon transparente et authentique, faites régulièrement le point sur les difficultés rencontrées et accordez le temps nécessaire à chacun pour apprendre et s’améliorer.

7. Créer un cadre de travail précis : fixez les tâches et les rôles de façon claire, déterminez les objectifs individuels et collectifs. Pour faciliter la communication, préparez une liste avec les coordonnées complètes de tous les membres de l’équipe, le mode d’interaction à favoriser, etc.

8. Soigner ses communications : les courriels complètent habituellement les échanges en personne que l’on peut avoir avec ses collègues au bureau. Dans un contexte où il n’est plus possible de partager physiquement les mêmes lieux, il est primordial de soigner ses communications écrites : montrez-vous cordial et n’oubliez pas les formules de politesse, de remerciement, les souhaits de bonne journée, etc.

9. S’accorder des pauses : s’il faut planifier sa journée comme à l’habitude, on devrait aussi prévoir des pauses régulières afin de souffler un peu et de retrouver sa concentration. Prendre soin de soi, faire des exercices d’étirement, de respiration ou de méditation, bouger un peu, car l’on est plus sédentaire que d’habitude, aidera à se ressourcer et à retourner au travail énergisé. Ne pensez pas que c’est du temps perdu, au contraire, vous n’en serez que plus efficace!

10. Un défi et une belle occasion d’apprendre : cette période exceptionnelle, bien qu’elle recèle son lot de défis, constitue aussi une formidable occasion d’apprendre. C’est un bon moment pour suivre des formations en ligne par exemple, mettre à jour et bonifier ses connaissances. C’est aussi une occasion en or de tester de nouvelles façons de travailler et d’élargir sa zone d’apprentissage.

Il y aura de nombreux enseignements à tirer de la crise que nous sommes en train de traverser, notamment sur les façons de travailler autrement et comment utiliser la technologie pour gagner en efficacité. Mais ce n’est pas tout : c’est aussi l’occasion de faire évoluer les relations humaines en développant la confiance et la coresponsabilité au sein des équipes, afin que chacun puisse mener sa mission à bien, et ce avec un engagement plus fort.