2018.11.17

Avoir une démarche flexible de gestion du changement– un atout indispensable dans un monde agile

Par Patrick Cerretti

Infolettre

Mon expérience m’a amené à croire qu’une bonne démarche de gestion du changement est un facteur déterminant au succès d’un projet de transformation. Elle nous amène à définir une vision claire de la transformation, vision qui prend tout son sens lorsqu’elle se concrétise au niveau des opérations, grâce au soutien des gestionnaires. Ainsi, la  démarche doit contenir des activités visant tous les niveaux de l’organisation, soit le niveau stratégique par une définition claire de la vision et des objectifs de la transformation, le niveau tactique par une analyse exhaustive des impacts organisationnels et le niveau opérationnel par un solide plan de mise en œuvre.

Or aujourd’hui, peu d’organisations entreprennent un seul changement à la fois. Devant cette multitude de changements souvent interreliés, la vision de la transformation organisationnelle d’origine se trouve nécessairement en constante évolution. C’est pourquoi une démarche de gestion de changement trop « étapiste » et trop linéaire, c’est-à-dire une étape à la fois, et une à la suite de l’autre, n’est peut-être plus la meilleure solution pour gérer les transformations.

Je m’explique. Prenons l’exemple d’une des premières étapes de la majorité des démarches de gestion du changement soit l’analyse de contexte. Cette étape consiste entre autres à répondre à certaines questions stratégiques, soit : « vers où va-t-on? », « pourquoi viser cette cible? », « pourquoi changer maintenant? », « quels sont les bénéfices visés », et « comment va-t-on s’y prendre? ». Les réponses à ces questions évoluent plus souvent qu’autrement à travers l’évolution de la stratégie de l’organisation et donc des projets de transformation. Ce phénomène a nécessairement un impact sur le plan de gestion du changement des projets, tant au niveau tactique qu’opérationnel. On se retrouve en situation où on doit mettre à jour constamment nos livrables afin qu’ils reflètent l’évolution de la réalité organisationnelle entre le début et la fin du projet.  On doit donc faire preuve d’agilité et de flexibilité. Et que dire d’un monde où les projets se développent de plus en plus souvent en mode « agile ».  Ces projets viennent amplifier la nécessité que les démarches de gestion du changement se modernisent et s’éloignent des approches étapistes et linéaires.

Devant ce constat, Brio a aussi fait évoluer sa démarche de gestion du changement. La nouvelle démarche CAPTE comprend 5 grandes étapes : Comprendre-Adhérer-Participer-Transférer-Évoluer. À première vue, ce sont des termes connus qui sont placés dans un ordre logique. Cependant, remarquez qu’on ne parle pas de phases de projet, mais bien d’objectifs de gestion de changement à atteindre. L’ordre n’est pas nécessairement linéaire et  suppose à la fois parallélisme et itérations multiples entre les activités.

La démarche CAPTE est tout aussi structurée que les approches plus traditionnelles, à l’exception qu’elle s’applique tant dans les projets traditionnels que dans les projets «agiles ». Dans mon mandat actuel, j’ai testé cette nouvelle démarche. Le résultat? Une plus grande facilité à réagir rapidement lors de changements de décisions touchant mon projet, les questions restant en suspens. Je suis maintenant en mesure de faire évoluer mes livrables de façon constante. J’ai également remarqué, qu’en présentant les différentes étapes de la démarche sous forme d’objectifs à atteindre auprès des différentes clientèles touchées par le changement, elle prend tout son sens auprès des gestionnaires opérationnels et est donc beaucoup plus facile à comprendre.

La transformation continue des organisations fait en sorte que d’avoir simplement une démarche structurée en gestion du changement n’est plus suffisant pour assurer le bon suivi et ultimement la réussite de projets requérant de plus en plus d’agilité. Cette démarche doit être elle-même flexible et adaptable à ce nouveau contexte. Parce que changer dans un monde en constante évolution est essentiel.