2020.03.10

Gestion de la transformation : à l’ère de l’agilité

Infolettre

Par Catherine Chilvers et Geneviève Tremblay

L’environnement turbulent auquel font face les organisations aujourd’hui génère des changements volatiles, incertains, complexes et ambigus (également connus sous l’acronyme VICA). Pour réussir sa gestion de la transformation, il faut donc penser constamment à renouveler ses approches traditionnelles, pour suivre les contextes organisationnels mouvants et élever la gestion de la transformation vers des interventions plus stratégiques.

C’est alors que l’agilité entre en scène, permettant entre autres d’agir en gestion de la transformation d’une toute autre façon afin de permettre aux individus et aux organisations d’anticiper et de s’adapter constamment aux changements avec fluidité et plaisir, en synchronisme avec la réalité d’aujourd’hui.

Créer plus d’impacts dans une transformation

Il est encore vrai de dire que la gestion de la transformation, peu importe l’époque et le contexte, qu’elle soit agile ou traditionnelle, touche les quatre axes stratégiques que sont le leadership, l’alignement organisationnel, la communication ainsi que la formation et le soutien.

C’est toutefois dans la façon d’aborder chacun de ces axes stratégiques dans le cadre d’une transformation que l’on pourra injecter plus de valeur, plus rapidement et plus souvent grâce entre autres à l’approche agile.

Nos convictions pour maximiser le succès d’une transformation :

  1. La transformation des organisations passe par la transformation des humains

Toute transformation requiert d’évoluer, ce qui requiert de l’effort de la part des individus. La transformation peut parfois être perçue comme une menace et amener du stress. Tout ce qui peut être fait pour faciliter le changement et permettre aux individus de s’épanouir dans leur nouvelle réalité propulsera la transformation.

  1. La simplicité et la co-responsabilité sont essentielles pour accélérer les transformations

Par simplicité nous voulons dire « une approche d’appropriation du changement qui peut être simplifié par la création et la communication d’une vision commune porteuse de sens pour la transformation ». La co-responsabilité réfère à utiliser l’intelligence collective pour définir et expérimenter les changements afin de pouvoir s’ajuster et ainsi accélérer l’appropriation.

  1. C’est en créant des expériences autour du changement et non dans l’application d’une méthodologie que l’appropriation est accélérée.

Axe du Leadership

Dans un monde VICA, toutes les parties prenantes doivent être des agents de changement. La gestion de la transformation doit donc être particulièrement diffusée dans l’entreprise auprès des gestionnaires afin qu’ils deviennent les ambassadeurs du changement. Leur comportement est un facteur significatif pour mener un changement et leur engagement est une condition de succès pour favoriser l’adhésion des troupes. Les leaders doivent savoir ajuster et modifier leurs comportements en fonction des contextes dans lesquels ils évoluent et identifier les leviers à actionner pour atteindre un but commun et arriver aux comportements désirés. Ils doivent être plus inclusifs dans le processus de transformation, faire émerger le changement par un travail collaboratif plutôt que de dicter ce que les individus doivent faire.

Axe de l’alignement organisationnel

Dans une gestion de la transformation agile, il est primordial d’avoir une approche flexible et de prioriser les activités clés avec des objectifs plus court terme représentant les réalités de l’organisation au gré des itérations. Au courant de l’évolution, il faut être en mesure de se questionner régulièrement et d’adapter la stratégie à l’issue des apprentissages. À travers chaque itération, il demeure donc important de garder le cap sur la vision globale afin de ne pas perdre le sens et le contexte des changements déployés.

Axe de la communication

D’emblée, dans tout projet de transformation, il est impératif que tous soient au fait des principaux objectifs de la démarche de changement, et il ne faut pas hésiter à les rappeler régulièrement à l’ensemble des parties prenantes. Dans une gestion de la transformation agile, ce n’est pas suffisant. Il est essentiel que chacune des parties prenantes impliquées favorise une approche collaborative, qu’il y ait une coordination du travail constante entre les professionnels de la gestion de la transformation, de l’équipe TI et de l’équipe projet. Dans toute stratégie de communication, il faudra se questionner sur les messages clés à communiquer aux parties prenantes afin de favoriser l’adhésion et expliquer les actions attendues de celles-ci. Il est aussi gagnant d’offrir le plus de transparence possible sur la démarche et sa progression.

Axe de la formation et du soutien

L’une des conditions gagnantes pour faciliter l’adoption du changement est de faire participer les parties prenantes à la solution le plus tôt possible. Susciter la collaboration entre pairs s’avère être un levier important de formation au sein des équipes. Plus tôt on initie les collaborations, plus grande sera l’adhésion des personnes touchées par le projet, qui pourront alors contaminer positivement leur entourage et favoriser une adoption des nouveaux comportements plus rapidement.

Une autre clé du succès est l’accompagnement des équipes dans une approche de coaching, que les praticiens de la gestion de la transformation doivent s’approprier, afin que les parties prenantes impactées développent leur capacité à changer. En favorisant le codéveloppement, on suscite l’engagement et assure par la même occasion des changements pérennes.

Plus qu’une méthode : une philosophie

Il est important de retenir que l’agilité est plus qu’une méthode complémentaire à une gestion de la transformation traditionnelle. Il s’agit plutôt d’une philosophie qui nous amène à développer de nouveaux réflexes et à adopter un tout autre état d’esprit. Les principes clés qui nous orientent afin de déterminer les activités requises en gestion de la transformation demeurent les mêmes, mais l’approche agile nous demande de modifier quand et comment nous exécuterons ces activités. Oser l’agilité, c’est permettre de répondre aux multiples transformations vécues par les organisations et leurs employés.