2020.03.20

Guide de survie des rencontres à distance

Infolettre

Par Brio, Boutique de Management

Alors que le télétravail est pratiquement devenu la norme, il faut apprendre à composer avec les réunions à distance. Maintenir le contact entre les membres d’une équipe malgré l’éloignement géographique est primordial, tout particulièrement en cette période d’incertitude et de transformation rapide. Voici un petit guide des bonnes pratiques :

Les bons outils : pour réussir une rencontre à distance, il faut d’abord s’assurer de disposer des bons outils. Une connexion Internet efficace, un casque d’écoute, un micro, de quoi prendre des notes, et s’installer dans un endroit calme et propice à la concentration sont des incontournables.

Les moyens de communication adaptés : il existe de nombreuses plates-formes et logiciels qui permettent de réaliser une vidéoconférence. La plupart du temps, cela passe par l’envoi d’un lien url sur lequel les participants doivent cliquer pour se connecter. On peut partager l’écran afin que tous puissent se voir et suivre une présentation par exemple. Zoom, TeamsWhereby.com et Join.me en sont des bons exemples.

Autre possibilité : les appels-conférences grâce auxquels plusieurs personnes peuvent converser sur la même ligne en même temps. Skype, Slack et Whatsapp font partie des options. Pour un fonctionnement et une efficacité optimale, il est toutefois préférable de limiter le nombre de participants.

Plusieurs outils de collaboration en ligne comme GSuite ou Gather Content sont aussi très utiles en permettant de travailler ensemble sur des fichiers en temps réel. Selon les objectifs poursuivis dans le cadre de la réunion, l’animateur choisira la technologie la plus appropriée.

Établir des règles : Il faut faire en sorte que tous soient à l’aise avec ces outils. Si nécessaire, on peut prévoir une période d’apprentissage afin que les participants se familiarisent avec la technologie et puissent se pratiquer. L’animateur de la réunion peut par exemple, expliquer comment couper son micro ou demander la parole. Le but est de mettre en place des règles de base et un certain savoir-être afin que la réunion se déroule harmonieusement. Ce « temps d’inclusion » préalable est loin d’être du temps perdu, au contraire, cela permettra d’être plus efficace. Cette petite « visite des lieux » aidera les membres de l’équipe à se connecter entre eux, tout en apprivoisant leur nouvel environnement, avant d’entamer véritablement la réunion.

Fixer un cadre : Pour assurer le bon déroulement de la rencontre, il est indispensable de fixer un cadre bien défini. Objectifs, durée, participants, livrables, etc., font partie des éléments à déterminer au préalable. Le déroulé de la rencontre doit aussi être établie à l’avance, avec des séquences précises. À cet égard, communiquer l’ordre du jour quelques jours auparavant peut s’avérer très utile afin que tous soient bien préparés.

Illustrer pour faire passer le message : Rappelez-vous que les supports visuels – photos, images, pictogrammes, etc. – sont une excellente façon d’accompagner le message, en particulier à distance. L’animateur peut par exemple préparer des éléments qui seront partagés par infonuagique (tableaux, graphiques, etc.). Une image vaut 1 000 mots!

La bonne formule : Il peut être utile de prévoir deux coanimateurs pour la rencontre, l’un pour prendre en charge les aspects techniques et l’autre le contenu. De plus, les animateurs auraient tout intérêt à utiliser deux écrans, l’un comme soutien à l’animation et l’autre comme support visuel. Certains outils technologiques permettent également de travailler en groupes séparés dans des salles virtuelles, une grande flexibilité qui s’adapte aux besoins spécifiques.

Savoir-être : Une réunion virtuelle demande plus que toute autre le respect d’une certaine étiquette pour atteindre son objectif. Ainsi, les participants devraient se présenter en début de rencontre, et chacun respecte le temps de parole qui lui est imparti, sans couper la parole aux autres. On évite également de faire autre chose en même temps, prendre ses courriels, regarder son téléphone ou naviguer sur Internet notamment. En plus d’être inappropriés, ces comportements font aussi en sorte que l’on est moins concentré sur ce qui se dit durant la rencontre. Il faut favoriser les échanges agréables et constructifs.

Prévoir un temps de clôture : Tout comme on a prévu un temps d’inclusion en début de rencontre, un temps de clôture est nécessaire à la fin. Celle-ci aidera à faire un retour sur l’expérience, sur les difficultés techniques ou d’apprentissage que l’on a pu éprouver, et à formuler des vœux pour la prochaine fois. Même si tout ne s’est pas déroulé rondement, il est important de demeurer positif et de voir les choses dans une perspective d’amélioration continue.

Après la rencontre : Une personne – un participant ou l’animateur – sera chargée de préparer un document résumant ce qui a été dit et convenu pendant la rencontre. On récapitule les grands points abordés et on précise également les tâches qui ont été attribuées avec les échéanciers. Ce document est ensuite partagé avec chaque participant, ils pourront s’y référer en cas de besoin.

Lorsqu’elle est bien planifiée et organisée, une réunion à distance peut-être tout aussi efficace qu’une rencontre en présentiel, peut-être même davantage! En effet, elle fait non seulement gagner du temps en évitant des déplacements, mais élimine également les discussions peu productives ou inutiles. Puisque les participants sont très attentifs, prévoyez des périodes plus courtes afin de ne pas voir leur niveau de concentration chuter drastiquement au bout d’un certain temps. La rencontre virtuelle aussi à bâtir un sentiment de cohésion au sein de l’équipe, puisqu’il revient à tous de contribuer à sa réussite. Et n’oubliez pas : animer une rencontre à distance, c’est tout simplement animer une réunion dans une salle particulière!