2019.09.09

Les projets de réaménagement des espaces de travail comme levier stratégique?

Par Maude Laliberté et Christine Denny

Infolettre

Depuis un certain temps, nous constatons une vague d’intérêt quant au réaménagement des espaces de travail comme levier de rétention et d’attraction des employés et c’est pour cette raison que LesAffaires ont organisé une journée destinée à ce sujet au printemps dernier. Ayant de l’expériences dans ce type de projet, nous avons été invitées à animer un atelier « Du « zéro papier » aux bureaux non attitrés, démontrez la pertinence de solutions innovantes autant à la haute-direction qu’aux employés » . Notre objectif était de faire découvrir aux  participants que ce type de projet est généralement mal positionné et qu’il gagne à être considéré comme un levier stratégique et que l’expérience humaine doit être au cœur de nos préoccupations et de notre démarche pour atteindre les buts visés.

L’évolution des espaces de travail d’une organisation, que ce soit un déménagement ou un nouvel aménagement intégrant des nouvelles tendances d’« hotelling », bureaux en aires ouvertes, espaces de travail collaboratives, ou un environnement sans papier représente plus qu’un changement  « physique », de « mobilier », ou de « lieu de travail ». Très souvent, l’évolution désirée crée des préoccupations plus amplifiées qu’anticipé puisque cela concerne personnellement les gens et « entre » dans la bulle des individus, nous brisons les cloisons entre chacun d’eux, nous changeons leur façon d’interagir collectivement au quotidien et leurs habitudes personnelles. Ce type de projet est davantage lié à un changement de culture et qui dit culture, dit long terme et plus complexe!

Pour avoir du succès et augmenter l’expérience employé comme levier de rétention/attraction, augmenter la collaboration d’équipe et ou optimiser les espaces de travail, nous proposons que trois conditions doivent être présentes. Pour vous, qui êtes dans un  processus ou en mode réflexion par rapport à un projet d’évolution des espaces de travail, avez-vous entre les mains ces éléments pour accélérer la mise en œuvre de vos changements et l’atteinte de vos bénéfices?

1. Avoir une vision claire du projet et un objectif d’affaires cohérente avec la vision stratégique de l’organisation

Pourquoi entamez-vous ce projet?

  • Par nécessité de croissance, modernisation, combinaison des besoins de vos différents groupes d’employés, etc.?
  • Pour faire vivre vos valeurs, votre style de gestion : collaboration, innovation, co-construction?
  • Pour se différencier sur le marché et attirer, mobiliser, retenir vos employés?
  • Et même pour sauver des coûts

Peu importe votre objectif d’affaires, celle-ci doit :

  • être claire, alignée à votre vision stratégique afin de  guider l’ensemble des décisions prises dans le cadre de votre projet. C’est votre phare!
  • bien communiquée à l’ensemble des employés qui vivront les changements à venir. C’est votre créateur de sens!

2. Avoir une gouvernance avec la gestion du changement à un niveau stratégique

Pourquoi avoir cette gouvernance?

  • Afin de clarifier les mandats et les responsabilités de chaque équipe/comité impliqué dans le projet
  • Afin de confirmer les canaux décisionnels et être un moyen efficace de rallier la haute direction
  • Afin de positionner l’équipe gestion du changement et lui permettre d’avoir une vue globale et transversale des utilisateurs, une influence ainsi qu’une meilleure gestion des préoccupations à tous les niveaux (des employés jusqu’à la haute direction) et assurer la mise en place des conditions de succès liés à des changements culturels.

Peu importe votre structure organisationnelle, le fait d’avoir une gouvernance pour ce type de projet facilite et accélère énormément la prise de décisions, la gestion des enjeux et risques ainsi que la gestion du volet humain (que ce soient les impacts culturels et autres, les préoccupations, les périodes de transition, etc.). C’est une clé essentielle à votre projet!

3. Avoir un plan d’actions complet, misant autant sur les activités d’après que celles d’avant et pendant la transition (jour du changement)

Pourquoi devons-nous investir autant d’énergie après le déménagement ou l’intégration aux nouveaux espaces de travail?

  • Résoudre les irritants qui surviennent souvent seulement après le changement implanté
  • Renforcer les comportements attendus aux bons moments… lorsque nous parlons de valeurs, de style de gestion, de façons de faire … ceci se vit dans l’action!
    ….car on comprend que le « vrai » changement se vit au-delà des plans … et que ça se passe réellement après le jour du changement

A travers  nos expériences vécues et celles qui nous ont été partagées, ces projets d’évolution des espaces de travail sont des opportunités en or pour revenir sur certaines initiatives technologiques, mettre en place des nouvelles façons de collaborer, accentuer certains comportements à privilégier, etc. Ainsi, ces projets prennent à l’occasion une envergure démesurée si on se laisse tomber dans le piège du « tant qu’à faire »! Afin de s’armer contre ce piège n’oubliez pas de vous  questionner si le tout est toujours en cohérence avec la vision de l’organisation et demeure toujours un levier stratégique.

Et vous, que voyez-vous comme prérequis pour utiliser ces projets comme levier stratégique?