2019.11.18

Une solution de formation efficace dans les contextes de grandes transformations

Par Marco Patriarco

Infolettre

L’un des impacts majeurs des grandes transformations en entreprise pour les employés est l’apprentissage de nouveaux processus. Et qui dit nouveaux processus dit bien souvent nouveaux outils de travail.

Chez Brio, lorsque nous accompagnons des entreprises dans ces transformations, nous constatons que l’une des premières préoccupations des utilisateurs est de retrouver la même aisance dans les nouveaux outils mis en place, pour être aussi fonctionnels et efficaces qu’ils l’étaient auparavant. Pour y arriver, il faut inévitablement offrir de la formation.

La solution instinctive : la formation en classe

D’emblée, on se tournera généralement vers la formation en classe. Compte tenu de l’ampleur de la transformation, la formation élaborée sera souvent complexe, longue et rigide; difficile de faire autrement pour enseigner aux employés le fonctionnement et les tâches liés au nouvel environnement de travail.

S’ajoute la lourde logistique liée à une formation de cette ampleur, que l’on pense à la planification, la gestion de l’horaire, la location de locaux, la création et l’impression du matériel de formation, l’embauche de formateurs, etc.

Sommes toutes, est-ce la voie la plus efficace d’envisager la formation?

Une nouvelle avenue à considérer

Avec la venue de nouvelles solutions technologiques, une grande tendance se dessine dans le monde de la formation : les outils de formation interactive. Cette solution est à considérer pour son potentiel à entraîner une réelle appropriation des nouveaux outils. Disponibles en ligne et destinés à la formation ainsi qu’à l’accueil et l’intégration, ils ont fait leur apparition sur le marché au cours des dernières années et facilitent grandement la gestion du changement, que l’on pense à WalkMe, Toonimo, Userlane ou Userflow, pour ne nommer que ceux-ci.

Les raisons d’opter pour les plateformes numériques

L’utilisation d’outils interactifs de formation comporte plusieurs avantages notables. En voici donc quelques-uns à considérer lorsque vous songerez à votre prochaine transformation.

  1. Adaptabilité à plusieurs outils et interfaces

Que vous ayez à mettre en place un nouveau CRM, un nouvel outil RH en ligne ou un progiciel de gestion, vous pourrez trouver des plateformes de formation qui pourront venir s’y greffer. En effet, il est possible de créer des outils interactifs de formation sur la plupart des environnements web.

  1. Accompagnement pas-à-pas

Quoi de mieux que d’être accompagné en situation réelle pour bien comprendre le fonctionnement d’un nouvel outil et d’en retenir rapidement les différentes étapes à suivre. Grâce aux outils interactifs, les utilisateurs peuvent être accompagnés et informés au fur et à mesure qu’ils accomplissent les processus, à l’aide d’indications en temps réel pour les aider à naviguer. Ce type d’outil s’inscrit comme un libre-service qui diminue les besoins de formation conventionnelle.

  1. Prise en charge à l’interne

Un autre bel avantage : la création de ces guides pas à pas est relativement simple et ne nécessite pas de connaissances poussées en programmation ou en codage. Il est donc facile pour les équipes internes de prendre en charge la maintenance et les modifications de l’outil au gré des modifications du système.

  1. Diffusion rapide d’information

Plusieurs de ces outils permettent de diffuser rapidement et automatiquement de l’information dès qu’un utilisateur commence un processus X ou se rend sur une page Y. Il est possible de communiquer aux utilisateurs des annonces et des rappels pertinents (modifications de processus ou mises à jour du système) par le biais de ces applications et de contextualiser l’information au moment où l’utilisateur en a besoin plutôt que d’inonder les boîtes de courriels avec des bulletins d’information.

Transformer la formation

Il y a manifestement de la place à repenser les manières de former les employés à la suite de grandes transformations, et ainsi faciliter la transition vers de nouveaux outils et de nouveaux processus. Il suffit de s’informer et de s’ouvrir aux nouvelles avenues possibles et, au besoin, de se faire accompagner. Maintenant, à vous de jouer!